بهترین روش سرمایه گذاری در دوران بازنشستگیبنزین فصلی یعنی شیب پلکانی افزایش قیمت؛ مردم ۲ هزینه همزمان پرداخت میکنندفرصت میلیاردی در دل میادین نفتی؛ ایران مقصد جدید توریستهای صنعتی میشودحمایت روزنامه اصولگرا از افزایش قیمت بنزینکارگران نخستین قربانیان موج جدید گرانی؛ ابرتورم ۱۰۰ درصدی در راه است؟ایران پمپ گاز را به روی عراق بستخبر خوش درباره سهام عدالت اعلام شد (یکشنبه ۹ آذر)معامله گران در بُهت ؛ نفت قربانی شدقرارداد ۷۲۰ هزار تومانی نهایی شد | آخرین سال بیمه تکمیلی؟عربستان با نازل ترین قیمتها حمله کردقیمت دلار امروز سر به فلک کشید ( ۹ آذر)رقیب ایران به دردسر افتاد۲۰۰ دلار مزد در اقتصادِ دلاری | کارگران در انتظار جلسهای که تشکیل نمیشود!رانندگن اسنپ و تپسی بخوانند ؛ سهمیه بنزین شما مشخص شدقیمت طلا ۱۸ عیار به ۱۲ میلیون نزدیک شد + جدولسهمیه بنزین خودروهای تعویض پلاکی قطع میشود ؟
انتخاب یک سیستم اتوماسیون اشتباه، میتواند عواقب جبرانناپذیری برای سازمان داشته باشد. بهاینترتیب، هرچند در هنگام انتخاب اتوماسیون اداری برای سازمان خود، گزینهها محدود است؛ اما تحلیل دقیق نیازهای سازمانی و مطابقتدادن نیازهای موجود با گزینههای قابلانتخاب، امری واجب و بسیار مهم برای آینده سازمان شما است. در مقاله پیش رو به معیارهای تأثیرگذار در انتخاب اتوماسیون اداری، مراحل خرید، پیشنیازهای خرید اتوماسیون اداری و هزینههای محتمل در صورت انتخاب اشتباه پرداختهایم.
عوامل تأثیرگذار مختلفی در انتخاب اتوماسیون اداری حائز اهمیت است و این موضوع که کدام یک از این عوامل، اهمیت بیشتری دارد، ارتباط مستقیمی با نیاز و شکل کلی سازمان شما دارد. در این بخش به موارد اصلی که باعث ایجاد تمایز میان سیستمهای اتوماسیون اداری مختلف میشود، پرداختهایم.
اتوماسیون اداری فارغ از تفاوتها، محصول مشترک بسیاری از توسعهدهندگان است. اما یک سازمان غیر از سیستم اتوماسیون اداری، معمولاً به نرمافزارهای سازمانی دیگری نیز نیاز دارد. یکپارچگی سایر نرمافزارها با اتوماسیون اداری در بسیاری از مواقع میتواند اهمیت بالایی در بهبود جریان کار و تجربه کاری کاربران داشته باشد. درصورتیکه میدانید سازمان شما به سایر نرمافزارهای اداری نیز نیاز دارد یا در آینده میخواهید سایر نرمافزارها مانند نرمافزارهای منابع انسانی، لجستیک، مالی و… را تهیه کنید، یکپارچگی میان این سیستمها را در نظر داشته باشید.
شرکتهای ارائهدهنده سیستمهای اتوماسیون اداری، سعی بر توسعه قابلیتهای انحصاری در جهت ایجاد مزیتی رقابتی در مقایسه با سایر شرکتها دارند. برخی از این قابلیتها در ابتدای ارائهشدن انحصاری هستند و بعد از گذشت زمان و در صورت کاربردیبودن، سایر شرکتها نیز آن قابلیتها را به سیستمهای خود اضافه میکنند، اما برخی دیگر از قابلیتها ممکن است انحصاری بمانند یا سایر شرکتها نتوانند با کیفیتی مشابه، آن قابلیتها را به اتوماسیون اداری خود اضافه کنند. برای مثال امکان استفاده از هوش مصنوعی در سیستمهای اداری تبدیل به قابلیتی رقابتی بین شرکتها شده و اکثر شرکتهای توسعهدهنده سیستمهای اتوماسیون اداری، این قابلیت را به سیستمهای خود اضافه کردهاند؛ اما تمام آنها در حال حاضر نتوانستهاند سیستم اتوماسیون اداری و هوش مصنوعی را به صورتی یکپارچه و با رابط کاربری ساده و کاربرپسند در اختیار بگذارند. در انتخاب سیستمهای اتوماسیون اداری، قابلیتهای موردنیاز برای سازمان خود را در نظر بگیرید و با تحقیق و بررسی سیستمهای مختلف، مطمئن شوید که کدام محصول میتواند نیازهای سازمانتان را رفع کند.
عوامل متنوعی در امنیت یک سیستم اتوماسیون اداری نقش دارند. این عوامل شامل مواردی از قبیل بهحداقلرساندن شکافهای امنیتی، پشتیبانگیری منظم، خطاهای انسانی مانند به اشتراک گذاشتن رمز عبور، زیرساختهای قدیمی و.. میشود. رعایت بسیاری از موارد مذکور، مربوط به کیفیت توسعه محصول و خدمات شرکتهای توسعهدهنده سیستمهای اتوماسیون اداری است. برای مراقبت هرچه بیشتر از اطلاعات سازمانی در هنگام خرید سیستمهای اتوماسیون اداری، عوامل مؤثر در امنیت محصول را بررسی کنید.
سیستمهای اتوماسیون اداری از آن دسته از محصولات هستند که بعد از خرید آنها، نیاز به پشتیبانی و خدماتپسازفروش دارند. بهاینترتیب، تنوع و کیفیت این خدمات یکی از مهمترین عوامل در انتخاب سیستمهای اتوماسیون اداری باید باشد. این خدمات میتواند شامل خدماتی برای افزایش پایداری و دسترسیپذیری، ارائه منظم بهروزرسانیها، رفع مشکلات و آموزش کاربران سازمان برای استفاده از سیستم باشد. عدم ارائه صحیح چنین خدماتی توسط شرکتهای توسعهدهنده نرمافزارهای سازمانی، میتواند سیستم خریداری شده را برای سازمان تبدیل به ابزاری بلااستفاده کند.
در استفاده کاربر از یک نرمافزار، رابط کاربری اولین چیزی است که آن را میبیند و نظر کاربر در مورد نرمافزار در اولین مرحله بر طبق تجربه او از رابط کاربری نرمافزار شکل میگیرد. سادگی رابط کاربری یک سیستم اتوماسیون اداری، موجب یادگیری سریعتر کاربران برای استفاده از آن و در نهایت، امکان نهادینهسازی آن سیستم در سازمان خواهد شد. سیستم اتوماسیون اداری مورداستفاده تمام کاربران سازمانها است؛ بعضی از کاربران ممکن است دانش چندانی در حیطه کار با نرمافزارها نداشته باشند، بهاینترتیب تنها وجود یک سیستم اتوماسیون اداری با رابط کاربری کاربرپسند میتواند موجبات استفاده تمام کاربران از سیستم را مهیا کند.
در سازمانهای امروزی تمام کارکنان هرروزه در سازمان حضور ندارند. بسیاری از آنها بهصورت دورکار مشغول به کار هستند و سایر کارمندان نیز نیاز به دسترسی به سیستمهای سازمانی خارج از محیط سازمان را دارند. سیستمهای اتوماسیون اداری تحت وب میتوانند حداکثر دسترسی را برای کارکنان سازمانها مهیا کنند؛ درحالیکه دسترسی به سیستمهایی که بهصورت برنامههای نصبی در کامپیوترهای سازمان وجود دارند، تنها از طریق رایانههای داخل سازمان امکانپذیر است. اما دسترسی به سیستمهای تحت وب در تمام موقعیتها و تنها با داشتن اینترنت و دستگاهی دارای مرورگر (رایانه، موبایل و تبلت) امکانپذیر است. اگر دسترسی همیشگی کاربران سازمان برای شما اهمیت دارد از تحت وب بودن سیستم اتوماسیون اداری که انتخاب میکنید، مطمئن شوید.
شرکتهای مختلف، سیستمهای اتوماسیون اداری تولید شده توسط خود را به دلایل مختلف با قیمتهای مختلفی ارائه میدهند و بودجه موردنظر سازمانها نیز برای تهیه نرمافزارهای اتوماسیون اداری نیز متفاوت است. پیشنهاد ما این است که اگر در طی ارزیابی دقیق محصولی که انتخاب کردهاید، تمام عوامل مدنظر سازمان شما را به همراه دارد و تنها قیمت محصول بیشتر از بودجه تخصیصیافته شما است؛ با شرکت ارائهدهنده مذاکره کنید یا بودجه خود را افزایش دهید.
یکی از سریعترین راههایی که میتوان از کارایی و میزان رضایت کاربران از یک سیستم اتوماسیون اداری مطلع شد، بررسی سابقه و رزومه شرکت ارائهدهنده نرمافزار و سطح رضایت کارکنان از آن سیستم است. برای بررسی سطح رضایتمندی کاربران از سیستمهای اتوماسیون اداری مختلف، میتوانید به سایت شرکتهای ارائهدهنده مراجعه کنید؛ معمولاً فهرستی از مشتریان در این سایتها وجود دارد. با مطلع شدن از شرکتهای استفادهکننده از سیستم موردنظر نیز میتوانید با آن شرکتها تماس برقرار کنید و از مدیر فناوری شرکتها در مورد سطح رضایت از سیستم اتوماسیون پرسوجو کنید.
در انتخاب سیستمهای اتوماسیون اداری، تکنولوژی توسعه نرمافزار، یکی از نکات بسیار مهم و حائز اهمیت است. در صورت توسعه یک نرمافزار از طریق فناوری قدیمی، توسعهپذیری آن محصول در آینده امری دشوار خواهد بود. عدم توسعه صحیح یک سیستم اتوماسیون اداری به معنای عدم امکان در رفع مشکلات نرمافزار و وجود شکافهای امنیتی در آن است. باتوجهبه توضیحات فوق، تکنولوژی توسعه یک نرمافزار، مستقیماً با توسعهپذیری آن نرمافزار مرتبط است و حتماً باید در هنگام انتخاب یک سیستم اتوماسیون اداری، این موضوع را بررسی کنیم.
طبق تحقیقات انجامشده، اولین اولویت سازمانها در قابلیتهای سیستمهای اتوماسیون اداری در سازمانهای خصوصی و دولتی متفاوت است. برای مثال در ۶۳ درصد از سازمانهای دولتی، اولین اولویت در انتخاب سیستم اتوماسیون اداری، امنیت آن سیستم است. اما اولین اولویتها در سازمانهای خصوصی برای انتخاب سیستم اتوماسیون اداری رابط کاربری و دسترسی به ترتیب به مقدار ۳۹ و ۲۷ درصد بوده است. سایر قابلیتها که در سازمانهای خصوصی و دولتی اولویت آنها بوده را در نمودار زیر مشاهده کنید.
خرید سیستم اتوماسیون به علت حساسیتهای منطقی، مراحل مخصوص به خود را شامل میشود. این مراحل شامل تماس با شرکتها برای دریافت مشاوره و قیمت، ثبت درخواست دمو، حضور در جلسه دمو، طرح سؤالات، نیازسنجی و در نهایت خرید محصول میشوند.
در روال معمول تهیه سیستمهای اتوماسیون اداری، مدیر فناوری اطلاعات سازمان با شرکتهای توسعهدهنده سیستمهای اداری تماس میگیرد و درخواست مشاوره میکند یا به سایتهای این شرکتها مانند www.baridsoft.net یا www.teamyar.com مراجعه و درخواست دموی خود را ثبت میکند. در جلسه دمو، پرسشهای خود در مورد سیستمهای این شرکتها را مطرح و از تطابق نیاز سازمان خود و قابلیتهای نرمافزار، اطمینان حاصل مینماید.
شرکت توسعهدهنده باتوجهبه نیازهای سازمان، حساسیت اطلاعات سازمان و تعداد کارکنان از کیفیت زیرساخت موردنیاز برای استقرار سیستم اتوماسیون، زمان و تعداد نیروی موردنیاز برای این امر، آگاه میشود. با آگاهی بر این امور، تعداد نیرو، مدتزمان موردنیاز برای استقرار و در نهایت هزینه موردنیاز برای خرید و استقرار نهایی سیستم در سازمان، مشخص میشود.
در این مرحله سازمان سفارشدهنده، هزینههای محاسبه شده توسط سازمان توسعهدهنده نرمافزار را پرداخت و سازمان آماده استقرار سیستم اتوماسیون اداری خریداری شده میشود.
نصب سیستمهای اتوماسیون اداری همانند سایر نرمافزارها نیست به همین علت از واژه استقرار برای نصب این سیستمها استفاده میشود. استقرار این سیستمها نیاز به وجود زیرساخت (شبکه، سرور اپلیکیشن و وب) دارد و هزینه این زیرساخت، مستقیماً با ابعاد سازمان و تکنولوژی اتوماسیون اداری مرتبط است. در مرحله استقرار، کانورت یا تبدیل اطلاعات نیز وجود دارد. در فرایند کانورت، شرکتهای تأمینکننده سیستمهای اتوماسیون اداری، اطلاعات قبلی سازمان (چه از سیستم اتوماسیون قبلی و چه اطلاعات دستی) را تبدیل میکنند تا برای سیستم جدید قابل خوانش باشد. برای استقرار کامل سیستم در سازمان و استفاده تمام کارکنان از سیستم جدید، نیاز به نهادینهسازی سیستم جدید خواهد بود که این امر با روشهای مختلف آموزش ازجمله برقراری دورههای آموزشی، ارائه فایلهای آموزشی توسط شرکت توسعهدهنده یا وجود کارشناس آموزش در سازمان مشتری، انجام میشود.
خرید سیستمهای اتوماسیون اداری نیاز به یک سرور مرکزی برای پردازش و یک مسیر پشتیبانگیری دارد. قدرت این سرور با نیاز و ابعاد سازمان رابطه مستقیم دارد. همچنین تمایل به استفاده از قابلیتهای مختلف در سیستمهای اتوماسیون اداری، قدرت متفاوتی از سرور را میطلبد؛ مثلاً در صورت نیاز سازمان به استفاده از نویسهخوان (OCR) با سرعت بالا، سرور نیاز به پردازش گرافیکی بالا و استفاده از GPU قدرتمند دارد. جزئیات سرور موردنیاز برای راهاندازی سیستم اتوماسیون در مرحله نیازسنجی خرید توسط شرکت تولیدکننده مشخص و اعلام میشود.
انتخاب اشتباه در خرید سیستم اتوماسیون اداری، هزینههای مختلفی را میتواند به سازمانها وارد کند. تمامی مشکلات حاصل این انتخاب اشتباه، موجب جلوگیری از رشد، هدررفت زمان، هزینه و حتی در بدترین شرایط، سقوط سازمان باشد. برای مثال ممکن است سیستمی که انتخاب میکنید، امنیت کافی در نگهداری اطلاعات حساس سازمان شما را نداشته باشد؛ در چنین شرایطی میتوانید تجسم کنید که با نشت اطلاعات سازمانی با چه مشکلاتی ممکن است مواجه شوید.
پیچیدگی رابط کاربری یکی دیگر از اشتباهاتی است که ممکن است در انتخاب سیستم اتوماسیون اداری رخ دهد. در صورت وجود پیچیدگی بیش از میزان تحمل کارکنان سازمان در سیستم اتوماسیون اداری، نهادینهسازی آن سیستم در سازمان امری بسیار دشوار و حتی غیرممکن خواهد بود. در صورت عدم نهادینهسازی و عدم استفاده تمام کاربران از سیستم یا حتی بلااستفاده بودن بسیاری از قابلیتهای سیستم، فرایندهای اداری همانند قبل از خرید و استقرار آن سیستم رخ خواهد داد. در این صورت مزایای وجود یک سیستم اتوماسیون اداری در سازمان احساس نخواهد شد.
در نهایت به این نکته باید ذکر شود که خرید و تعویض سیستم اتوماسیون اداری، به دلیل وجود هزینههای مالی، زمانی بالا، امری نیست که بتوان در سازمان بهصورت مکرر انجام داد. پس در انتخاب این سیستمها باید نهایت دقت به عمل آید.
نکتهای که برام جالب بود، اشاره به اهمیت «رابط کاربری ساده» بود. واقعاً خیلی از نرمافزارهای اتوماسیون، رابط کاربری پیچیدهای دارن. آیا شرکتهای داخلی واقعاً تونستن تو این زمینه پیشرفت کنن؟
کاملاً درست میفرمایید. در چند سال اخیر شرکتهای داخلی مثل بریدسافت و تیمیار با تمرکز روی طراحی رابط کاربری مینیمال و آموزشمحور، تجربه کاربری رو سادهتر کردن. با این حال همچنان تفاوتها محسوسه و پیش از خرید حتماً باید نسخهی دمو رو بررسی کنید تا میزان راحتی کار با محیط نرمافزار رو بسنجید.